Membuat Sistem Informasi (Kehutanan)

Saya cukup sering mendengar institusi-institusi menganggarkan pembuatan Sistem Informasi semisal Sistem Informasi Manajemen Kehutanan (SIMHUT), Sistem Informas Lingkungan, dan lain sebagainya yang kebanyakan ujung-ujungnya adalah website. Apakah membangun sistem informasi itu produknya adalah website? Atau itu hanya sarana untuk gaya-gaya an saja biar kelihatan wah. Tidak punya website ya ketinggalan jaman.

Saya mengamati bahwa ada beberapa kesalahan dalam mendisain dan menjalankan Sistem Informasi dalam institusi sebagai berikut.

Pertama, Sistem Informasi terlalu mengutamakan kebutuhan eksternal daripada internal. Pernahkah anda merasa kesulitan menelusuri surat masuk/keluar, mencari peta (yang sesunggunya anda buat sendiri), mencari rekap rekomendasi, mencari berkas berita acara beberapa tahun yang lalu, mencari Jabatan dan NIP teman kantor, dan sebagainya? Apalagi kalau harus mengumpulkan rekap laporan kemajuan pekerjaan dari bidang lain, tugas yang sungguh menjengkelkan. Sekiranya perancang Sistem Informasi melihat hal ini sebagai “kebutuhan” yang nyata maka target desain Sistem Informasi haruslah membenahi bagaimana arus data/informasi internal bisa berjalan dengan baik. Jika masalah internal dan eksternal bisa terselesaikan bersamaan dengan adanya Sistem Informasi, itu sangat bagus. Tetapi jika kita memiliki sumberdaya terbatas dan harus memprioritaskan, maka Sistem Informasi harus memprioritaskan kebutuhan internal terlebih dahulu. Tidak gaul tidak punya website juga tidak apa-apa yang penting pekerjaan rumah beres.

Kedua, Sistem Informasi (Manajemen) sama dengan Software. Ini juga adalah kesalah-kaprahan yang umum. Dari sisi terminologi ada benarnya jika Sistem Informasi disamakan dengan perangkat lunak, tetap dalam kaitannya pembangunan sistem informasi manajemen suatu institusi, Sistem Informasi itu bukan software. Perangkat lunak hanya lah alat untuk menjalankan prosedur interaksi antar komponen yang terlibat. Jika didalam sistem, Bidang A harus menyampaikan rekapitulasi ke Bidang B, maka itulah prosedur di dalam Sistem Informasi. Jika diatur harus menggunakan format DBF dan via software khusus, itu hanya lah alat bantu saja. Bahkan menurut saya, suatu sistem informasi yang baik harus memiliki alternatif agar suatu prosedur bisa berjalan misalnya pelaporan bisa melalui server kantor, email, facebook, atau diantar langsung pakai flashdisk.

Ketiga, Sistem Informasi itu Sesuatu yang Sulit. Saat membahas tentang pembangunan Sistem Informasi di kantor, banyak sekali pertanyaan-pertanyaan Makhluk Apakah Sistem Informasi Itu? Seakan Sistem Informasi adalah hal yang baru dan hanya Orang Itu saja yang tahu. Bagi saya, Sistem Informasi itu adalah dekat sekali dengan pekerjaan sehari-hari. Jika saya menerima tugas dari pimpinan, melaporkan dalam form baku, spesifikasi pekerjaan jelas, melaporkan pekerjaan tersebut, menyimpan hasil pekerjaan dalam map, dan mengarsipkannya… Itu lah sistem informasi. Contoh lain misalnya ada warga negara (WN) yang ingin mengajukan izin, datang ke kantor sudah baku harus menemui Sekretaris, kemudian diantar ke Bidang terkait, Mengisi formulir dan melengkapi dokumen, WN diberitahu spesifikasi kebutuhan biaya (jika ada) dan perkiraan waktu, WN juga diberitahu bagaimana cara memonitor apakah izin sudah keluar atau belum. Itu lah Sistem Informasi yang harus dibangun dalam sebuah institusi. Semuanya sudah berjalan sehari-hari tetapi harus dibuat dalam suatu sistem yang baku.

Keempat, Sistem Informasi lebih mengutamakan kemasan daripada fungsi. Pandangan ini juga lah mungkin yang membuat website lebih diutamakan dalam pembangunan Sistem Informasi. Terus juga mantra “Tinggal Klik Langsung Keluar” adalah kata sakti yang ingin dicapai dalam Sistem Informasi. Yang penting tampilan dan kemasan bagus. Tidak peduli yang diKlik keluar tersebut adalah sampah dari proses amburadul dan data ngawur sisi internal institusi. Di sini harus ditekankan bahwa Sistem Informasi adalah menjawab kebutuhan. Laporan bulanan yang harus ditagih-tagih itu adalah salah satu contoh hal yang harus diselesaikan dalam Sistem Informasi.

Kelima, Sistem informasi terlalu melekat kepada person. Suatu sistem yang bagus akan minim ketergantungan kepada personal. Pernah kah mencari-cari laporan sampai tanya-tanya kepada si pembuat laporan yang sudah pindah ke tempat lain? Itu adalah contoh konkrit bahwa sistem masih melekat kepada person. Orangnya pergi sistemnya juga ikut pergi, atau kalaupun dicoba dijalankan oleh orang lain maka amburadul. Sistem Informasi yang sekarang ini kebanyakan berupa pembuatan website akan mandek saat si operator pindah tugas.

Keenam, kebanyakan membeli server tapi tidak tahu harus digunakan untuk apa. Banyak yang menyangka bahwa server adalah komputer yang paling tinggi spesifikasinya. Terus kita pasang Win7, Office14, Video Studio, Maya 3D, ArcGIS 10 dan sebagainya. Akhirnya banyak kecewe karena VGA minim, memory kecil, suara bising, dan sebagainya. Server seharusnya digunakan sebagai pembantu, tidak ubahnya seperti pembantu rumah tangga. Jika pekerjaannya banyak, maka kita bisa punya pembantu banyak juga. Pembantu 1 untuk data, pembantu 2 untuk koneksi/jaringan, pembantu 3 untuk aplikasi, pembantu 4 untuk backup.

Dalam kaitannya dengan Website minded, tidak banyak yang memberdayakan agar server di kantor dibuat menjadi website internal. Setiap komputer begitu ON konek ke server, memanggil DOC di server, mengakses daftar NIP di server, mencari surat masuk di server, mencari arsip berita acara di server, mengakses peta di server. Jika suatu saat komputer kita berasap, kita tinggal pindah ke komputer sebelah dan meneruskan pekerjaan yang tertunda. Namun, jika server berasap, ya Pembantu 4 diberdayakan.

Ketujuh, Serahkan Semua Hal Kepada Spesialis. Apakah ada spesialis di kantor anda? Spesialis kursus, spesialis aplikasi, dan sebagainya. Operator sistem aplikasi biasanya adalah pekerjaan yang tidak menarik dan biasanya yang paling muda yang disuruh. Parahnya, tidak peduli apa latar belakang pendidikan/pelatihannya serta tugas2 pokoknya. Ini keliru. Begitu Sistem Informasi sudah berjalan, maka yang mengoperasikan/memeliharanya harus orang-orang profesional. Profesional = mengerjakan pekerjaan sebagai profesi, tidak nyambi. Server down langsung diketahui dan diperbaiki, kabel digigit tikus langsung terdeteksi dan diganti, ada komputer mati langsung didatangi dan diperbaiki. Menjalankan Sistem Informasi tidak bisa dilakukan sambil nyambi membuat peta, pergi tugas lapangan, pergi ke jakarta karena mendapat OT, dan sebagainya.

Point-point tersebut di atas sebaiknya dihindari saat membangun Sistem Informasi dalam sebuah institusi. Saya tahu bahwa tulisan ini belum menawarkan solusi bagaimana merancang sistem informasi yang tepat. Namun paling tidak dengan menghindari point-point tersebut, semoga anda bisa merancang sistem informasi institusi yang top. CMIIW.